A ata é um documento historiador
em resumo e com clareza de fatos, debates, resoluções, análises e decisões de
reuniões ou assembleias e necessita ser registrada de modo a ser impossível qualquer
alteração futura. Assim, deve ser escrita sem parágrafos ou alíneas, ocupando
todo o espaço da página de início a fim das linhas, sem abreviar palavras ou
expressões, sem rasuras nem emendas, sem uso de
corretor líquido ou de qualquer espécie; os números devem ser escritos por extenso e a conjugação dos verbos é no tempo pretérito perfeito do indicativo para passar certeza de fato
ocorrido. A maioria dos verbos usados em uma ata são os de elocução para
registrar diferentes opiniões:
- Exclamar, gritar, espantar, bradar;
- Pedir, solicitar, rogar;
- Ordenar, solicitar, mandar;
- Dizer, declarar, afirma;
- Contestar, nega;
- Perguntar, questionar, indagar, interroga;
- Responder, replicar, retrucar.
Normalmente, atas são
manuscritas em livro próprio a esse fim, o qual deve conter termo de abertura e
outro de encerramento, assinados pela autoridade máxima institucional ou por
quem receber daquela autoridade mandato de poderes para tanto e as folhas do livro ata deverão ser numeradas, rubricadas e até carimbadas se for possível. É possível digitar as atas, mas a formatação deve ser
clara e deixar espaço explícito somente para assinaturas.
Se o relator cometer falhas ao escrever no livro ata, deve proceder como a seguir:
- Ao escrever palavra incorreta colocar vírgula logo após, acrescentar a palavra retificativa "digo", colocar vírgula e escrever a palavra correta: "Aos vinte e quatro dias do mês de julho, digo, de junho, de mil novecentos e setenta e um..";
- Quando se verificar erro,
omissão ou elipse depois de lavrada a ata, usa-se “em tempo”: “Em tempo: onde
se lê setenta e um, leia-se setenta”.
Elementos que precisam constar em uma ata:
- data;
- horário;
- local;
- objetivo em questão;
- informações referentes ao presidente e a quem a escreve;
- nome das pessoas presentes;
- relato da reunião;
- acontecimentos da reunião;
- encerramento
- assinaturas
